En række regler og vejledninger for ph.d.-området ved Aarhus BSS Graduate School er tilgængelige fra hjemmesiden: https://medarbejdere.au.dk/fakulteter/bs/ansaettelse-og-karriere/ansaettelse-som-phd-stipendiat/. I det følgende opsummeres nogle af de vigtigste regler sammen med særlige forhold for Psykologisk Institut af særlig relevans for de studerende. En lidt mere udførlig vejledning med en række andre informationer og anbefalinger, PhD student’s survival guide, er udarbejdet af de ph.d.-studerende. Det kan også være relevant at konsultere Notat om ph.d.-studiet ved Psykologisk Institut – Primært beregnet for vejledere og bedømmere; fx vedrørende krav til afhandlingen, udarbejdelse af sammenfatningen ved artikelsamlinger, og udfærdigelse af forfattererklæringer (der er link fra Psykologisk Instituts hjemmeside under ph.d.-studiet).
Der afholdes halvårlige informationsmøder om ph.d.-studiet for interesserede studerende i begyndelsen af december og juni (tid og sted annonceres på Studieportalen).
Forskerskolen eller Ph.d.-skolen ved Aarhus BSS Graduate School består af syv programmer, hvoraf et er Programmet for Psykologi/Psychology and Behavioural Sciences. Forskerskolen ledes af prodekan for forskning og talentudvikling, Per Baltzer Overgaard, og ph.d.-partneren er Randi Groslier Bjælde. Programudvalget ved Psykologisk Institut består pr. 2016 af Klaus Nielsen, Sarah van Mastrigt, Dorthe Berntsen, Thomas Jønsson, Esben Hougaard og Peter Krøjgaard (formand). Institutsekretær Gitte Arildsen fungerer som instituttets ph.d.-sekretær. Formelle henvendelser til forskerskolen sker normalt gennem instituttets programformand/institutsekretær. Forskningssekretær Anette Christensen er ansvarlig for annoncering og administration af ph.d.-kurser.
Programudvalget er ansvarlig for ph.d.-uddannelsen ved Psykologisk Institut og for bedømmelse af ansøgere til ph.d.-stipendier.
Der findes et ph.d.-udvalg ved School of Business and Social Sciences. Ifølge Universitetsloven har ph.d.-udvalg en række beføjelser, men udvalgets rolle ved hovedområdet har hidtil været relativt begrænset. Ph.d.-udvalget er paritetisk sammensat af valgte VIP- og ph.d.-repræsentanter; en af hver fra hvert program. VIP-repræsentanterne er samtidig formænd for de respektive ph.d.-programmer.
Ifølge Ph.d.-bekendtgørelsen skal ph.d.-studerende gennemføre kursusaktivitet svarende til 30 ECTS points (½ års fuldtidsarbejde). Et (1) ETCS point svarer til ca. 27 timers arbejde. Ph.d.-skolen på Aarhus BSS skelner mellem interne og eksterne ph.d.-kurser. Se nedenstående definition på interne ph.d.-kurser. Eksterne ph.d.-kurser er alle andre ph.d.-kurser (dvs. ph.d.-kurser som ikke er interne).
Følgende ph.d.-kurser tæller som interne:
Femten (15) af de 30 ECTS points skal erhverves via interne ph.d.-kurser.
Nogle af (eller alle) de sidste 15 ECTS points kan erhverves via ekstern kursusaktivitet (dvs. ph.d.-kurser udbudt af andre fakulteter på AU, andre forskningsinstitutioner i Danmark eller i udlandet [bemærk her, at Ph.d.-kurser udbudt af Psykologisk Instituts søsterinstitutter inden for psykologi gælder som interne kurser]. Eksterne kurser kan kun medregnes, hvis de er forhåndsgodkendt af såvel hovedvejleder som ph.d.-skolelederen på BSS (se ”guideline and application form for preapproval of external courses”).
Deltagelse i konferencer kan indgå (max 5 ECTS points) i de sidste 15 ECTS under forudsætning af, at den ph.d.-studerende bidrager med en mundlig præsentation eller en poster. Bemærk, at optjening af ECTS via konferencedeltagelse kræver forhåndsgodkendelse - ligesom det er tilfældet med eksterne ph.d.-kurser. Dagen, hvor der præsenteres, tæller 1 ECTS point, mens øvrige dage tæller ½ ECTS point pr. dag. Hvis man eksempelvis har præsenteret én af dagene ved deltagelse i en 3-dages konference, så vil man optjene 1 ECTS point (præsentation) + 2 x ½ ECTS point (deltagelse) = 2 ECTS points i alt. Deltagelse i konferencer uden præsentation giver ingen ECTS points.
Retningslinjerne kræver, at den ph.d.-studerende mindst to gange under studiet fremlægger sit projekt og sine forskningsresultater for et forum af seniorforskere under ledelse af hovedvejleder og indkaldt af programformanden. Den første fremlæggelse bør som udgangspunkt ske senest ét år efter indskrivningen. Sådanne fremlæggelser kan foregå i de pågældende forskningsenheder, evt. i forbindelse med vejlederkollegier, eller de kan foregå i Fagligt Forum (se nedenfor). Mundtlige fremlæggelser ved videnskabelige konferencer tæller også som projektfremlæggelser.
Pr. semester er rammerne for vejledning udstukket til 15 timer for hovedvejlederen samt 5 timer for medvejlederen. Vejlederen er naturligvis pligtig til at yde vejledning af tilstrækkelig omfang og kvalitet, men dette kan fremmes ved, at den studerende eksplicit giver udtryk for sine ønsker og behov. Ifølge Retningslinjerne skal den studerendes ph.d.-plan indeholde en beskrivelse af de gensidige krav og forventninger til vejledningsforløbet, herunder form og hyppighed af vejledning, og hovedvejlederen og den ph.d.-studerende bekræfter i halvårsevalueringerne, at vejledningsforløbet har været tilfredsstillende.
I tilfælde af, at der opstår vejledningsproblemer, ud over sådanne, der kan klares gennem dialog med vejlederen, vil disse kunne drøftes med programformanden eller et andet medlem af programudvalget i en fortrolig samtale (jf. nedenfor). Muligheden er også til stede, at der skiftes vejleder (ifølge Retningslinjerne [s. 20] bør ”skift af vejleder betragtes som en naturlig del af et ph.d.-forløb”).
Ifølge Retningslinjerne skal de ph.d.-studerende varetage undervisningsopgaver ”op til et rimeligt niveau og inden for en samlet ramme på højest 840 timer.” (s. 13) Universitetet er forpligtet til at tilbyde kurser i undervisning/formidling, og sådanne kurser udbydes af hovedområdets Center for Undervisning og Læring (http://bss.au.dk/cul/kurser/).
Ved Psykologisk Institut er det besluttet, at der afkræves undervisning svarende til 420 timer, når timeopgørelsen sker efter de lokale normer, som gælder for fastansatte VIPer (det nye krav for 4-årige stipendier om 420 timer, mod tidligere 480 (280 timer på A-delen og 200 på B-delen), gælder for studerende, som indskrives fra 2013). Det lavere timetal er begrundet i, at ph.d.-studerende må forventes at bruge længere tid til forberedelse af undervisningsopgaver.
Ph.d.-studerende skal ifølge Retningslinjerne varetage mindst ét selvstændigt undervisningsforløb, som metode- og/eller emnemæssigt er relateret til vedkommendes ph.d.-projekt. Typisk sker dette i form af et seminar.
Ud over det krævede seminarforløb tilstræbes det, at de ph.d.-studerende tilskyndes til at deltage i forskellige undervisningsaktiviteter, herunder at holde forelæsninger, rette og give feedback på eksamensopgaver osv.
For ph.d.-studerende, der påbegynder et 4-årigt forløb efter 1. januar 2013, gælder det, at de på A-delen de første to år skal undervise 180 timer svarende til et instruktorforløb, medens de på B-delen de sidste to år har en undervisningspligt på 240 timer (se note 1). Studerende, som underviser ud over det krævede instruktorforløb på A-delen, kan ”opspare” overforbruget til B-delen; dog fortsat her med krav om et selvstændigt undervisningsforløb/seminar. Mens man befinder sig på A-delen, må man ikke selvstændigt forestå undervisningsforløb eller eksamen.
De 4-årige stipendiater begynder studiet med minimum 60 ECTS men mindre end 90 ECTS af kandidatdelen bestået (hvis der er optjent flere end 60 ECTS, fratrækkes disse tiden til A-delen af stipendiet). Kriteriet "mindre end 90 ECTS" betyder i praksis, at man ved projektstart ikke kun må mangle specialet. A-delen består dels af almindelige undervisningsforløb på kandidatstudiet svarende til 60 ECTS, inklusive speciale, dels af ph.d.-kurser og forskning relateret til ph.d.-projektet svarende til de resterende 60 ECTS.
Specialet er udformet på en særlig måde for at tilgodese ph.d.-studiet (se Appendix). Det eksamineres efter to år, umiddelbart inden afslutningen af A-delen (dvs. normalt i august eller januar), således at de lønmæssige forhold på B-delen kan bringes i orden inden påbegyndelsen af denne del. Der er som ved almindelige specialer på kandidatdelen tale om ekstern censur og karaktergivning. Specialekravene omtales også i Studieordningen.
En 4+4 ph.d.-studerende er indskrevet i 4 år, dvs. 2 år som studerende og 2 år som ansat.
Del A afleveres som afslutning på 1. semester jf. ph.d.-planen. Når Del A er godkendt af hovedvejleder afleveres/sendes den i papirudgave og som pdf-fil til institutsekretær Britta Drachmann Agerskov (bdagerskov@psy.au.dk) - til opbevaring indtil det endelige ”speciale” skal afleveres.
Del B afleveres på 2. eller 3. semester jf. ph.d.-planen. Når Del B er godkendt af hovedvejleder afleveres/sendes den i papirudgave og som pdf-fil til institutsekretær Britta Drachmann Agerskov (bdagerskov@psy.au.dk) - til opbevaring indtil det endelige ”speciale” skal afleveres.
Afleveringsfristerne for Del A og Del B følger som hovedregel de ordinære afleveringsfrister for opgaver, hvilket betyder, at afleveringsfristerne ligger hhv. 1. juni og 2. januar (afhængigt af semester).
Senest 1 måned før overgangen til de sidste 2 år skal ”specialet” (Del A og Del B samt Del C synopsis) afleveres både elektronisk (WiseFlow) og i papirudgave (2 eksemplarer).
Den 4+4 studerende vil få tilsendt mail med link til WiseFlow fra BSS-studier vedrørende upload af ”speciale” - Del A, B og Del C synopsis uploades i en fil.
De to papirudgaver (indeholdende Del A + Del B samt Del C synopsis) afleveres til institutsekretær Britta Drachmann Agerskov.
Vigtig information til den 4+4 ph.d.-studerende:
Eksamen skal afvikles inden for den sidste måned inden overgangen til del 2 og (naturligvis) efter aflevering af Del C synopsis. Overholdes denne tidsramme ikke kan det have konsekvenser for løn, ph.d.-forløbets længde mv.
Senest 2 måneder før overgangen til 2. del informeres vejleder som i samarbejde med dig afleverer censorudpegningsskemaet til institutsekretær Britta Drachmann Agerskov (bdagerskov@psy.au.dk).
Når den mundtlige eksamination og karakter er givet skal du sende en mail til institutsekretær Gitte Arildsen (gitte@psy.au.dk) med oplysning om din karakter. Gitte vil herefter sørge for, at du bliver ansat i de sidste 2 år.
Vigtig information til vejleder:
I måneden inden overgangen til del 2 afholdes den mundtlige eksamination med den 4+4 ph.d.-studerende og censor. Overholdes denne tidsramme ikke kan det have konsekvenser for løn, ph.d.-forløbets længde mv. Dvs. eksamen kan ikke ligge før - og heller ikke efter - denne måned.
Senest 2 måneder før overgangen til de sidste 2 år for den 4+4 ph.d.-studerende skal du udfylde og fremsende censorudpegningsskemaet til institutsekretær Britta Drachmann Agerskov (bdagerskov@psy.au.dk), som vil sørge for, at der bliver udpeget en censor.
Vejleder bør på censorskemaet præcisere, at specialet indgår i et 4 +4 ph.d.-forløb, og at der fordres ekspertviden (præcisér indenfor hvilke emner/metoder), samt at der er tilknyttet en mundtlig eksamination.
Skemaet bør endvidere indeholde en tydelig og præcis beskrivelse af emnet for afhandlingen, og det bør fremgå, at arbejdet typisk er empirisk.
De ph.d.-studerende arrangerer velkomstmøde for nye ph.d.-studerende, og der er etableret en mentorordning, hvor nye ph.d.-studerende tilknyttes en ældre studerende, som kan hjælpe med praktiske ting. De studerende arrangerer månedlige frokostmøder (kaldet SMASK-møder – uden akronymbetydning). Der har også været arrangeret forskellige løbende interessegrupper (fx skrivegrupper, statistikgrupper).
Der arrangeres 2-3 såkaldte ledelsesmøder pr. semester mellem de studerende, institutlederen og programformanden. Ph.d.-studerende har ret til at deltage i de månedlige lærermøder ved Psykologisk Institut.
Der er fra 2014 arrangeret et månedligt Fagligt Forum, hvor ph.d.-studerende kan præsentere deres forskning for videnskabelige medarbejdere og andre ph.d.-studerende.
Ifølge Retningslinjerne indebærer ph.d.-studiet et længerevarende ophold ved en anden forskningsinstitution af høj international karakter, fortrinsvist i udlandet, helst af minimum 3 måneders varighed. For de 4-årige stipendier kan opholdet først ske på B-delen efter erhvervelse af kandidatgraden (for at undgå forsinkelse af denne).
Psykologisk Institut vil efter ansøgning kunne bevilge 35.000 kr. som hjælp til udlandsopholdet under forudsætning af, at det er på mindst 3 måneder. Der kan søges støtte om mindre beløb til ophold af kortere varighed. Hvis der opnås støtte fra anden side, skal denne anvendes først.
Det er besluttet, at der fra 2013 en gang om året skal foretages en MU-samtale for ph.d.-studerende. MU-samtaler ved Psykologisk Institut er af institutlederen uddelegeret til programformanden, forskningsenhedsledere eller afdelingsledere. Den eller de første samtaler under studiet varetages af programformanden, medens forskningsenheds- eller afdelingsledere normalt vil varetage den eller de sidste. Samtalenvil hensigtsmæssigt kunne ske efter vejlederkollegiet.
Hvis den studerende i øvrigt ønsker det, kan han eller hun til enhver tid henvende sig til programformanden eller til et andet medlem af programudvalget for at få en fortrolig samtale om tvivlsspørgsmål eller problemer.
I sager, der vedrører ansættelsesmæssige vilkår og arbejdsforhold, kan ph.d.-studerende henvende sig til den lokale tillidsrepræsentant (Mimi Mehlsen). Ved sager af principiel karakter, eller hvor den lokale tillidsrepræsentant er inhabil, kan henvendelse også ske til fællestillidsrepræsentanten ved BSS (Vibeke Lehmann Nielsen; Statskundskab).
For alle eksterne bevillinger, inklusive sådanne fra FKK og mindre legater, gælder følgende:
1) Alle ansøgninger skal sendes til godkendelse hos den administrative leder (Carsten Dalsager).
2) Der skal altid sendes en kopi af alle ansøgninger til Økonomisekretariatet (nicoline.bundgaard@au.dk og henriette.jaquet@au.dk).
3) Alle bevillinger og legater, som de studerende får gennem deres tilknytning til Psykologisk Institut, skal administreres af Instituttet, og alt udstyr, som er indkøbt via bevillingen, er Universitetets ejendom. Tommelfingerreglen er, at hvis Aarhus Universitet eller Psykologisk Institut fremgår af bevillingsskrivelsen, skal pengene administreres her. Universitetets/Statens regler for indkøb gælder for alle de bevillinger, som administreres af Universitetet. De officielle regler ses her: medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/kap3/
Lønforhold fremgår af regler og cirkulærer, der kan findes henvisning til på ph.d.-skolens hjemmeside. Generelt set gælder det, at de 3-årige ph.d.-stipendier lønnes svarende til andre færdige kandidater, medens de 4-årige lønnes med to ekstra SU-klip under A-delen, hvortil kommer instruktorløn svarende til betaling for 280 timer (selv om det afkrævede timetal som nævnt er lavere).
Udover tilskud til udlandsophold (jf. ovenfor) stiller Psykologisk Institut et rådighedsbeløb til disposition, svarende til 29.000 kr. i alt, til brug i forbindelse med rejser, bøger og andet materiale af relevans for ph.d.-projektet (brugen af midlerne skal tjekkes med institutsekretæren). Derudover ydes en særlig bonus på 25.000 kr. ved tildeling af ph.d.-graden efter rettidig indlevering af afhandling (uden krav om ændringer af afhandlingen). Denne bonus ydes automatisk uden ansøgning.
Der ydes en publiceringsbonus på 10.000 kr. for en artikel publiceret, eller godkendt til publicering, i et anerkendt, peer-reviewed, videnskabeligt tidsskrift. Ansøgning om publiceringsbonus skal indsendes til ph.d.-skolelederen via forpersonen for ph.d.-udvalget på PI senest 12 mdr. efter forsvaret.
Afhandlingen kan fra 2015 afleveres elektronisk til Gitte Arildsen. Psykologisk Institut sørger for trykning af 40 eksemplarer, som er tilgængelige inden forsvaret. Efter indførelsen af PhD Planner er det ikke længere nødvendigt at indsende dokumentation for kurser eller afholdt undervisning, men PhD Planner skal være opdateret og lukket ved aflevering af afhandlingen.
Ved ferie for studerende med et 3-årigt forløb samt 4+4 ph.d.-studerende på B-delen gælder de overordnede bestemmelser for overenskomstansatte (ferieloven). Når der holdes ferie, skal det meddeles til institutsekretæren, der så sørger for, at din ferie bliver registreret. Hvis du ikke tidligere har været i job (og dermed ikke har optjent feriegodtgørelse), har du som ph.d.-studerende ikke pligt til at afholde ferie det første år, du er ansat.
For 4+4 ph.d.-studerende på A-delen aftales afholdelse af ferie med hovedvejlederen.
Hvis du bliver syg, skal du informere din vejleder og institutsekretæren om det (via mail). Ved længerevarende sygdom eller fravær, skal Ph.d.-skolen også informeres.
Hvis du skal på barsel, kan du henvende dig hos institutsekretæren, som vil hjælpe dig videre med at finde diverse skemaer. Du kan også læse om reglerne for barsel på Ph.d.-skolens hjemmeside.
Formelle rammer vedr. specialet for ph.d.-studerende ved Psykologisk Institut på 4+4 ordningen (vedtaget 1. april 2008)
| SPECIALEDEL OG PLACERING | BESKRIVELSE | OMFANG | BEDØMMELSE |
Del A: Et review | Et review over litteraturen, der skønnes relevant for projektet (jf. retningslinjer i APA Publication Manual). Bemærk, reviewet må undergå væsentlige ændringer for senere at kunne indgå i ph.d.-afhandlingen (ellers har specialedel A allerede givet merit i anden forbindelse). Det er ikke noget krav, at reviewet skal forfattes på engelsk, men der opfordres dertil. | 20-30 normalsider. | Skal i første omgang blot bedømmes bestået af hovedvejleder; men kommer til at indgå uredigeret som baggrundsmateriale for den mundtlige eksamen (Specialedel C). Beståelse fremgår af halvårsevalueringen. |
| Del B: Projektbeskrivelse 10. semester | En gennemarbejdet projektbeskrivelse. | 5-10 normalsider. | Som ved Del A. |
| Del C: Mundtlig synopsiseksamen 12. semester | Mundtlig eksamen, 12. semester. Senest 3 uger inden specialecensureringen indleveres en 5 siders synopsis. Baggrundsmaterialet (Del A og B) indgår i bedømmelsen. | 1 time: 20 minutters oplæg efterfulgt af 40 minutters eksamination | Ekstern bedømmelse med karakter. Vurderingen beror primært på den mundtlige synopsiseksamen (Del C). Andre kan overvære eksamen. |